Integrazione con piattaforma SEND per l'invio delle notifiche ai cittadini. 

L'Ateneo utilizza la piattaforma SEND per inviare le notifiche agli studenti. Il processo di avvio della piattaforma SEND con Pago PA non è stato semplice e la parte contrattuale può generare dei problemi. 

La fase di protocollazione e firma sono state automatizzate ma non inserite in un unico sistema.

Totalmente automatizzato è invece poi la gestione delle notifiche con SEND.

La piattaforma, sulla base delle integrazione fornite dai sistemi gestionali CINECA, consente al singolo docente di fare la richiesta di scatto stipendiale.

I dati automaticamente collezionati e presentati al docente sono correlati al regolamento di Ateneo e riguardano, tra gli altri:

- completezza del registro e del diario;

- partecipazione agli organi dipartimentali;

- completezza di altre attività amministrative

Il Nucleo di Valutazione, sulla base di un accesso autenticato, analizzano le domande e procedono con l'approvazione o meno dello scatto.

Tutto il processo è presidiato dagli uffici risorse umane personale docente.

La piattaforma offre agli ex studenti universitari la possibilità di richiedere e pagare le spese dovute in modo semplice e sicuro, grazie all'integrazione con il sistema PagoPa. 

Tramite lo stesso flusso e utilizzando l'autenticazione con SPID o CIE, è possibile gestire anche la richiesta per il rilascio della documentazione relativa agli esami di stato.

Per agevolare il rapporto tra gli utenti e l'università, la piattaforma è collegata al sistema carriere di Ateneo e configurata per gestire tutte le richieste documentali previste.

Inoltre, la piattaforma include un questionario di gradimento per raccogliere feedback e suggerimenti utili a migliorare l’offerta dei servizi.

Tecnologie:

• AWS EC2/Docker UniPD
• DB Postgres
• BackEnd: Node.js (Framework NestJs)
• FrontEnd: Angular

Integrazioni:

• Server di posta
• Anagrafica CSA | UGOV | Esse3
• PagoPA
• SSO UniPD

Attivo da giugno 2023
Più di 500 richieste gestite

Descrizione funzionalità

Piattaforma per la gestione del piano di acquisti di Ateneo. 

Il software permette:

L’inserimento e Gestione delle procedure del piano triennale

Monitoraggio delle procedure

Creazione e gestione delle schede Fondo Incentivi Tecnici (Fuit) -incentivo d.lgs 113/2016) per personale pta

Monitoraggio degli importi delle procedure e del Fuit ad esso associato

Generazione dei report necessari alle strutture coinvolte nel processo

La piattaforma è integrata con un sistema di reportistica in modo da permettere l’analisi statistica di tutti i dati di interesse.

Evolutive
Il sistema viene costantemente aggiornato secondo le nuove normative e disposizioni degli uffici competenti: Area Patrimonio, approvvigionamenti e logistica, risorse umane, bilancio.

Potenzialità
La piattaforma gestisce aspetti fondamentali del mondo economico patrimoniale dell’Ateneo. Configurando le integrazioni necessari verso il bilancio e le risorse umane si andrebbero a gestire in modo vantaggioso aspetti quali per esempio:

• Impostazione del budget
• Monitoraggio delle spese
• Approvazione e controllo
• Liquidazione e pagamento
• Aggiornamento del bilancio
• Tracciabilità
• Trasparenza

STATO:
Rilasciato in open source a gennaio 2024
Distribuito a tutte le strutture di Ateneo
Più di 2000 procedure gestite

TECNOLOGIE:

• AWS EC2/Docker UniPD
• Framework linguaggio cfml
• Application server Lucee
• Database PostgreSQL
• Server Linux

Prodotto Sviluppato con supporto Fornitore esterno nell'ambito di una Convenzione CONSIP (Almaviva - Var One Nord Est)

L'identificazione degli studenti coinvolti in un progetto di mobilità internazionale è uno degli obiettivi più ambiziosi su cui la Commissione Europea sta puntando con il progetto European Student Card Initiative in cui la European Student Card rappresenta uno dei tre pilastri fondamentali dell'iniziativa.

L'identificazione degli studenti e la certificazione della loro identità attraverso l'emissione della carta digitale richiede alle università un significativo adeguamento tecnologico che va dai sistemi di autenticazione a quelli di gestione delle carriere delle carriere e al sistema di gestione carte, in accordo allo standard definito dalle specifiche della European Student Card.

La soluzione tecnologica adottata dall'Università di Pavia prevede l'implementazione di uno strato middleware in grado di integrare differenti sistemi: il sistema di gestione delle carriere degli studenti (Esse3), il sistema di gestione della mobilità internazionale (Mobility Online), il sistema di gestione delle identità digitali (On-premise), il sistema di gestione delle carte di ateneo (On-premise) e il sistema europeo per l'emissione delle European Student Card.

La soluzione tecnologia adottata e l'ottimizzazione dei processi di supporto alla mobilità internazionale ha portato all'ateneo di Pavia il riconoscimento di Erasmus Without Paper Champion. 

Da diversi anni è in atto un processo di trasformazione dell'Università Italiana che sta portando significativi cambiamenti nei tradizionali processi di gestione universitari. Le università, al fine di essere più competitive ed attraenti verso una platea studentesca sempre più attenta ed esigente, devono non solo essere innovative e performanti, ma devono favorire e promuovere un'apertura verso l'Europa. Essere una Università Italiana quindi potrebbe non essere più sufficiente, bisogna evolvere verso una Università 2.0 che possa andare oltre i confini nazionali ed essere in grado di coniugare l'innovazione con la tradizione e la cultura di diverse nazioni europee. Insomma, le Università Italiane devono evolvere in Università Europee.

L'Unione Europea favorisce e promuove la nascita di alleanze. Lo dimostrano i dati che, secondo quanto indicato dalla Commissione Europea (https://education.ec.europa.eu/education-levels/higher-education/european-universities-initiative/map), al 31/12/2024 risultano attive 65 alleanze che coinvolgono 35 Paesi Europei. In Italia 42 HEI, tra cui l'Università di Pavia, fanno attualmente parte di una Alleanza Europea.

Recentemente, l'Università di Pavia è stata impegnata nella realizzazione di un sistema di presentazione delle candidature degli studenti che intendono immatricolarsi, per il nuovo anno accademico 2025/2026, a uno dei corsi di laurea magistrale congiunti (ovvero erogati dalle 9 università facenti parte dell'alleanza). La piattaforma implementa il workflow definito dal bando (dalla presentazione della candidatura, al processo di selezione fino all'accettazione della nomina) e prevede l'integrazione con i sistemi di gestione delle carriere degli studenti. È previsto nel prossimo futuro anche l'integrazione con il sistema dei pagamenti nazionale (PagoPA) e con il sistema myOpenBadge per l'emissione delle Verifiable Credential per la certificazione delle competenze trasversali.

Le collaborazioni scientifiche svolte tra ricercatori italiani ed esperti di altre nazionalità spesso di traducono in periodi di permanenza in Italia durante i quali il Visiting Professor o Visiting Scientist, viene invitato in Ateneo per tenere corsi, moduli, cicli di lezioni o di seminari sulla base di un programma concordato.

Tracciare la presenza di esperti qualificati provenienti dall'estero è di rilevante importanza per l'ateneo, non soltanto per questioni legate alla sicurezza del Visiting Professor e al suo accesso alle strutture del campus universitario, ma anche per offrire all'esperto i servizi tecnologici necessari allo svolgimenti della propria attività (password per l'accesso ai servizi digitali, indirizzo di posta elettronica, accesso alle risorse bibliotecarie di Ateneo, ecc) e, non da ultimo, per aumentare la visibilità dell'ateneo nel panorama europeo.

La soluzione tecnologica adottata dall'Università di Pavia si basa sull'implementazione di un workflow in grado di consentire al Visiting di presentare la propria candidatura, indicando il nome del referente di ateneo e una serie di informazioni aggiuntive riguardanti, tra l'altro, anche il periodo e lo scopo della sua permanenza. La piattaforma quindi interfaccia ai gestionali di ateneo (Ili sistema di gestione delle carriere del personale di ateneo UGOV, il sistema di gestione delle carriere degli studenti Esse3, il sistema di gestione delle identità digitali, il sistema di ticketing Jira).

Le origini della European Student Card (ESC) risalgono al 2016, quando la Commissione Europea aveva finanziato un progetto il cui scopo era quello di riconoscere gli studenti e semplificare accesso ai servizi in tutta Europa durante il loro periodo di mobilità all'estero. Da allora, la Carta Europea dello Studente è stata ampliata fino a diventare un elemento fondamentale dell'iniziativa della Carta Europea dello Studente.

All'inizio, le specifiche della ESC richiedevano l'adeguamento delle carte di Ateneo in modo da renderle compatibili con le specifiche ESC (quindi l'utilizzo di un QR-Code, l'applicazione di un ologramma e del logo della commissione europea, l'adozione di uno standard che prevedesse tra lì'altro anche la fotografia dello studente). Spesso l'integrazione delle carte di ateneo con le specifiche ESC non è possibile (talvolta per questioni tecnologiche o perchè le carte vengono emesse da terze parti, come banche o enti nazionali, che difficilmente sono disposti ad adeguare i loro prodotti alle specifiche ESC). La soluzione più semplice pertanto è quella di emettere un ulteriore carta plastic-based che va ad aggiungere al set di carte emesse dall'ateneo (a volte anche tre o più).

La soluzione tecnologica adottata all'Università di Pavia invece prevede l'utilizzo di una carta digitale accessibile da dispositivi mobili. La piattaforma consente agli studenti, previa autenticazione, di recuperare i dati personali e di carriera e ottenere la Digital Card compatibile con lo standard indicato dalle specifiche ESC. 

Il Card Viewer si interfaccia con numerosi sistemi: l'Identity Provider di ateneo per autenticare l'utente; il Router ESC di Geant ovvero il repository europeo deputato alla gestione delle European Student Card e il sistema di gestione delle carte di ateneo.

Una versione analoga del European Student Card Viewer è stata sviluppata per consentire l'accesso alla EC2U Card, una carta di allenza rilasciata a tutti gli studenti e il personale di ateneo coinvolto in un progetto di mobilità all'interno dell'alleanza EC2U. A differenza del Card Viewer, la EC2U Card Viewer autentica gli utenti attraverso EduGain, in modo da consentire l'accesso alla carta digitale anche a tutti gli studenti regolarmente iscritti in uno degli atenei partner dell'alleanza.

Il processo parte dalla presentazione della richiesta di uno spazio web, avanzata da un unità di personale in servizio in Ateneo che indica un Responsabile del Sito Web (RSW), l'URL richiesto e la finalità. La struttura è derivata dal RSW.

Il Responsabile del Sito Web deve essere un personale in servizio (PTA o Docente) e firma la richiesta con firma elettronica semplice (autenticazione con credenziali di Ateneo), la richiesta passa al responsabile di struttura (che può essere Capo Servizio, Dirigente o Direttore di Dipartimento) che riceve un avviso via mail e che firma a sua volta con firma elettronica semplice.

La richiesta viene ulteriormente validata da uno dei membri della Redazione Web Centrale e a questo punto il PDF prodotto prende due strade: vi è una protocollazione automatica via web service a Titulus come protocollo tra uffici (struttura richiedente e struttura che ha in carico la gestione dei siti web), viene inoltre inviata una mail al sistema di ticketing in modo da poter tracciare e gestire la richiesta interloquendo con il RSW.

Il backoffice permette di visualizzare in una sezione le richieste nei primi stati e in un altra le richieste protocollate. Sono presenti inoltre un insieme di attributi relativi al sito web per una gestione completa delle informazioni. Dal backoffice è possibile inserire per le richieste protocollate una nota su Titulus via web service nel momento in cui la richiesta viene gestita.

Il portale ha lo scopo di supportare i Dipartimenti nella stesura del piano strategico e agevolare, al contempo, le attività di controllo e monitoraggio da parte delle commissioni.

La piattaforma consente ai Dipartimenti di redigere il Piano Strategico Triennale, documento che rappresenta l’evoluzione del percorso intrapreso dall’Ateneo e che, nel tempo, ha portato all’elaborazione di ulteriori strumenti di programmazione, quali:

• il Piano Triennale di Reclutamento del Personale Docente,

• il Piano Triennale di Sviluppo della Ricerca (PTSR),

• il Piano Triennale di Sviluppo della Terza Missione (PTSTM).

I piani dipartimentali caricati sulla piattaforma possono essere analizzati e commentati dalle commissioni, che hanno la possibilità di proporre eventuali revisioni fino alla predisposizione della relazione finale, con la conseguente approvazione della valutazione del piano.

La piattaforma Universa nasce per supportare il personale medico e amministrativo del servizio di Medicina Preventiva nella gestione delle agende per gli appuntamenti e delle visite con la generazione del certificato di idoneità.

E’ integrata con l’anagrafica di Ateneo sia per il personale che per gli studenti.

Nella sezione amministrativa c’è la possibilità di gestire gli appuntamenti su slot orari appositamente configurati con una visualizzazione del calendario giornaliera o settimanale, e accedere in visualizzazione all’anagrafica del personale e dei dipartimenti, e alle visite eseguite.

E’ previsto l’invio automatico al dipendente della mail di convocazione della visita.

Nella parte medica invece è possibile compilare la visita nelle varie sezioni (anamnesi, esame obiettivo, VDT, indagini specialistiche, stampa documenti,Idoneità), configurare i protocolli, validare e stampare i certificati.

Prossimi sviluppi saranno la firma digitale del certificato e l’invio automatico del certificato di idoneità ai destinatari designati.

La piattaforma garantisce inoltre:

• la validità dei dati, dall’anagrafica alla periodicità dei controlli

• la privacy dei dati clinici, visibili solo al personale incaricato

• la facile consultazione dello storico dei dati del personale sottoposto a visita preventiva

• la futura integrazione del sistema della medicina del lavoro con il flusso di formazione e sicurezza del personale dell’ateneo tramite il Portale DVR

La piattaforma nasce per supportare il personale  dell’ufficio Edilizia e Sicurezza e di altri servizi abilitati a realizzare cartelli basati su regole e grafiche standard  e a monitorare la diffusione o la correttezza di quelli esistenti. Questi cartelli saranno poi stampati e affissi fuori dalla porta dei rispettivi locali.

Punto di partenza, tramite accesso SSO, è il codice GEOTEC di ciascun locale.

Una volta identificato il locale si procede alla compilazione del cartello compilando 3 sezioni:

• LOCALI E FUNZIONI: In questa sezione si identificano le informazioni di base che descrivono il locale
• CONTATTI: in questa sezione vengono compilati tutti i dati necessari per individuare i referenti delle varie funzioni che compariranno nel cartello
• ATTIVITA’ E SICUREZZA: In questa terza sezione vengono indicati i segnali che poi verranno stampati sul cartello con l’aggiunta del Tipo di attività che si svolge nel locale, il Tipo di estintore.

E’ presente un’ulteriore sezione nel portale dove è  possibile estrarre dei report in forma di file Excel utili per la gestione da parte dell’ufficio competente. 

La piattaforma supporta l’Ufficio Edilizia e Sicurezza e i servizi autorizzati nella realizzazione di cartelli conformi a regole e grafiche standard, oltre che nel monitoraggio della loro diffusione e correttezza. I cartelli generati vengono stampati e affissi all’esterno dei locali.

L’applicativo è integrato con l’anagrafica del personale e dei locali di Ateneo, così da consentire l’associazione univoca dei cartelli agli spazi fisici. La compilazione si articola in tre sezioni: informazioni di base del locale (tipologia, etichetta, denominazione), contatti dei referenti (RTG/RGT, RDRL, preposto, vigilanza, portineria, direzione) e dati relativi ad attività e sicurezza (segnaletica, estintori, impianti).

È inoltre disponibile una sezione dedicata all’estrazione di report in formato Excel, che permette agli uffici competenti di analizzare in modo puntuale la presenza e la distribuzione dei cartelli negli edifici, per tipologia e per segnaletica.

La piattaforma supporta il Settore Spin-off dell’Ufficio Terza Missione nella gestione, nel monitoraggio e nel controllo delle società spin-off. Consente alle imprese di richiedere il riconoscimento dello status di spin-off e ai proponenti di avviare l’iter per la creazione di nuove società, con accesso tramite SSO o SPID.

Le funzionalità riguardano da un lato la gestione degli spin-off esistenti, con la possibilità di consultare dati anagrafici, composizione societaria, profili economici, allegati e convenzioni; dall’altro l’intero flusso di riconoscimento di nuove richieste, che accompagna le pratiche lungo il percorso approvativo previsto dai diversi organi accademici fino all’attivazione definitiva.

Il sistema prevede notifiche automatiche via e-mail per informare richiedenti e organi competenti sui passaggi di stato e sulle scadenze delle convenzioni.